Controle Interno

Quanto maior fica um negócio, mais difícil se torna manter o controle de todas as tarefas dentro dessa empresa.

Para expandir mais as vendas com o intuito de lucrar mais, investimentos terão que ser feitos, como desenvolvimento de softwares e contratação de novos funcionários.

Quando uma empresa se torna maior, os cargos se tornam mais concentrados em uma determinada tarefa, devido a quantidade de funcionários e clientes como consequência dos investimentos.

Muita coisa pode sair do controle nesse estágio, como erros em relatórios financeiros, má comunicação e operações lentas.

Para tornar certas atividades de mais eficientes e lucrativas, uma empresa deve estar focada no controle interno, que como consequência irá trazer vantagens para o controle interno e externo.

O que é controle interno?

O controle interno é um framework (conjunto de regras) com o intuito de melhorar três grandes aspectos dentro de uma empresa:

• Compliance
• Relatórios
• Operações

Compliance

Primeiramente, estar de acordo com as leis e regulações de uma nação são obrigações de uma empresa.

Compliance pode abranger muito mais do que legislação, tendo um papel importante na sociedade, como:

• Aquisição verde
• SDG (Objetivos de desenvolvimento sustentável)
• Proteção de dados sensíveis de clientes

Todas essas responsabilidades terão um impacto na imagem da empresa, algo que pode pesar diretamente nas vendas e no lucro, pois dependendo da empresa, agradar investidores e sócios pode ser um fator muito importante.

Cada funcionário de uma empresa deve estar ciente das regras de compliance para evitar denegrir a imagem do negócio.

Relatórios

Relatórios podem ser informações financeiros ou não financeiras. Além de proteger a empresa financeiramente, torna o controle e monitoramento muito mais viável, além de ajudar a melhorar a eficiência nas operações.

Essas informações não se limitam apenas aos fatores internos, podendo ter uma função fundamental para a confiabilidade de uma empresa, influenciando fatores externos, como investimentos e negociações com outras empresas.

Operações

A efetividade na realização de tarefas de uma empresa pode ter uma grande influência nos custos, negociações de projetos e segurança de informações.

Quanto mais tempo para finalizar um projeto, mais custos este terá, trazendo menos atenção de clientes, que sempre estão de olho nas melhores ofertas.

Resultados em melhorar operações, relatórios e compliance

Com a junção desses três elementos, torna-se possível evitar fraudes e irregularidades, trazendo mais transparência e confiança para funcionários e outras empresas.

Ao melhorarmos as operações para efetuação de atividades, podemos estar melhorando a qualidade dos serviços. Um bom modo de fazer a avaliação na melhora dos serviços é o ciclo PDCA.

Como implementar um controle interno?

Hoje, existe um framework (manual) de controle interno disponibilizado pela COSO. Esse manual leva em consideração 5 fatores indispensáveis para a implementação de um bom controle interno:

Comunicação e informação

A informação pode ser algo difícil de absorver dependendo da experiência e especialidade do ouvinte. Estabelecimento de cargos para um melhor fluxo de informação pode ser uma boa solução para evitar falta de interpretação e decisões mal tomadas.

Realização de reuniões (não muito longas) também podem ser de grande ajuda para o compartilhamento de informação, discussões e debates entre funcionários para encontrar melhores soluções para projetos.

Ambiente de trabalho

Normalizar tarefas para evitar erros humanos é o objetivo do ambiente de trabalho nesse contexto. Por mais que essas tarefas estejam padronizadas, nem sempre serão acessíveis aos funcionários novatos. Escrever essas regras em um local acessível para funcionários autorizados é um bom modo de manter a efetividade das tarefas. Além disso, mesmo funcionários experientes podem necessitar dessas regras ocasionalmente.

Monitoração de atividades

Para manter o controle interno contínuo e eficiente, a monitoração e fiscalização de processos devem ser feitas regularmente.

Relatórios ajudam a verificar se essas atividades estão de acordo com as diretrizes da empresa, ajudando a identificar fraudes dentro do negócio.

Auditorias também são recomendáveis para a melhora de operações.

Gerenciamento de riscos

O gerenciamento de riscos ajuda a identificar os riscos do negócio, evitando ou diminuindo problemas caso imprevistos aconteçam.

Nem sempre riscos são negativos, podendo virar oportunidade em alguns casos.

Controle de atividades

Práticas para melhorar a efetividade de tarefas, ajudando a empresa a alcançar seus objetivos.

Como por exemplo, diminuir custos e aumentar o lucro, investindo em tecnologias como automação de processos.

Conclusão

Hoje em dia, existem manuais para a melhora do controle interno de uma empresa, para além de melhorar aspectos internos, melhorar fatores externos, com investimentos e confiança.

Ter em mente a melhora de elementos como respeito à regras de compliance, entrega de relatórios de modo regular e melhora constante de operações traz grandes benefícios para o controle interno de um negócio.