Toda empresa ou pessoa tem um objetivo a ser alcançado. Com uma meta estabelecida, o planejamento torna-se mais coerente, aumentando as chances do objetivo ser atingido.
Um objetivo inclui variáveis que precisam ser levadas em consideração, como:
- Tempo necessário
- Situação atual
- Mudanças de comportamento a serem tomadas
Porém, cada caso tem diferentes tipos de elementos que podem influenciar no resultado final. Por isso, a etapa de planejamento pode acontecer múltiplas vezes até acharmos a melhor solução para chegarmos ao nosso objetivo.
O tempo necessário é uma variável importantíssima para qualquer indivíduo que não é imortal, pois o tempo é linear e impossível de ser retrocedido. O melhor que se pode fazer é encontrar um modo mais eficiente para alcançar a meta final de modo mais rápido.
É muito comum acabar desorganizado em relação ao planejamento e ajuste de métodos necessários para alcançar uma meta, pois temos que recomeçar do planejamento, múltiplas vezes.
Felizmente, existe uma técnica chamada “ciclo PDCA” que ajuda a manter-nos organizados e focados no nosso objetivo.
O que é o ciclo PDCA?
PDCA é um ciclo contínuo de 4 etapas que ajuda o empreendedor ou cidadão a chegar mais perto de algum objetivo específico estabelecido.
O ciclo PDCA pode ser aplicado em várias ocasiões, como metas pessoais de pequeno, médio e grande porte. Uma meta de grande porte pode ser dividida em metas de pequeno ou médio porte e possuir certos níveis de prioridade. Porém, uma meta não precisa ser dependente da outra em alguns casos.
PDCA é uma sigla para plan (planejamento), action (fazer), check (checagem) e act (agir).
- Planejamento
- Ação
- Checagem
- Agir
Planejamento
Etapa inicial onde um plano é elaborado baseando-se nos dados passados, situação atual e elementos externos que podem influenciar no resultado.
Ação
Agir conforme o planejado para se preparar ou se aproximar do objetivo final.
Checagem
A frequência e período de checagem variam de acordo com o planejamento. Nessa etapa são feitas verificações para avaliar se houve progresso ou declínio das atividades praticadas.
Agir
Etapa final de um ciclo infinito. Se a obtenção de resultados positivos foram confirmados, esses métodos serão padronizados pela empresa ou cidadão. Independente de sucesso ou falha, o ciclo deve ser reiniciado.
Onde o PDCA é utilizado?
É uma técnica bastante utilizada internacionalmente por empresas para melhorar a qualidade de trabalho e produtividade.
Porém, não se limita apenas a empresas, podendo ser utilizada para cumprir metas pessoais, como:
- Passar em um teste público
- Curar a insônia
- Ter uma vida mais saudável
Aplicação do ciclo PDCA na prática
O PDCA é um ciclo infinito de 4 etapas. Esse ciclo sempre deve obedecer à ordem dessas etapas para ter um bom funcionamento:
Exemplo maratona
Suponhamos que Vitor irá correr uma maratona anual de 10 quilômetros pela segunda vez em sua vida.
Ano passado, Vitor abandonou a corrida devido ao despreparo físico e ao calor excessivo.
Com 6 meses até a maratona, Vitor quer pelo menos completar a maratona esse ano.
Planejamento
Alguns elementos importantes que se destacam no contexto acima são:
- A maratona acontece no verão (ou pelo menos em um período quente)
- 6 meses para preparação
- Maratona de 10 quilômetros
- Objetivo é apenas completar a corrida
Planejamento
O período de cada ciclo PDCA será de 1 mês.
- Correr 5 quilômetros, 3 vezes por semana por 1 mês
- Treinar perna na musculação, 2 vezes por semana durante 1 mês
- Descansar 2 dias por semana durante 1 mês
- Focar em resistência, não em velocidade
Ação
A etapa de ação durará 1 mês. É importante anotar diariamente os detalhes de cada corrida. O preparo físico deve ser enfatizado nesses detalhes, pois foi o motivo principal de abandono na maratona do ano passado.
Checagem
Após 1 mês passar, os dados serão analisados.
- Fator positivo: Vitor percebeu que pode correr mais do que 5 quilômetros
- Fator negativo: Vitor passou a ter dor no joelho esquerdo
Agir
Vitor chegou a conclusão que pode correr mais longe, porém ficou preocupado com a dor no joelho.
Vitor reiniciou o ciclo e alterou o planejamento:
- Correr 6 quilômetros, 2 vezes por semana por 1 mês
- Treinar perna na musculação, 3 vezes por semana durante 1 mês
- Descansar 2 dias por semana durante 1 mês
Vantagens do ciclo PDCA
Vendo o exemplo da maratona acima, chegamos a conclusão que Vitor conseguiu manter o ritmo por pelo menos 1 mês. Isso é uma grande vantagem do ciclo PDCA, pois um objetivo nos motiva a correr atrás daquilo que precisamos. Quando não temos uma meta estabelecida, acabamos negligenciando muitas atividades que nos ajudam a concluir a nossa meta.
Outra grande vantagem desse ciclo é a capacidade de enxergar o que não conseguíamos enxergar antes. Correndo 5 quilômetros por 1 mês, Vitor percebeu que pode correr um pouco mais longe. Na vida real, esse ritmo contínuo nos ajuda a enxergar novas capacidades ao nosso favor.
Conclusão
O ciclo PDCA foca em manter o ritmo contínuo de melhorias usando processos para alcançar algum objetivo estabelecido.
Se bem implementado pode trazer maior produtividade e sucesso para uma empresa.
PDCA também pode ser usada para alcançar objetivos pessoais, como ficar rico, comprar uma casa ou comprar um carro.